Musterunterlagen
Musterunterlagen: So sehen unsere Abrechnungen und Berichte aus
Bevor Sie sich entscheiden, sehen Sie hier, was Sie von uns bekommen: die Jahresabrechnung einer Gemeinschaft, den Quartalsbericht für Vermieter und das Leistungsverzeichnis. Jedes Muster zeigt fiktive Werte und erklärt die wichtigen Zeilen in Alltagssprache.
Lieber telefonieren? 01567 9834824 Mo bis Fr 9:00 bis 17:00 Uhr
Muster mit fiktiven Werten
Quartalsbericht für Vermieter
| Einheit | Soll | Eingegangen | Offen |
|---|---|---|---|
| Miete mit Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten | |||
| Wohnung 1, Erdgeschoss links | 2.370,00 € | 2.370,00 € | 0,00 € |
| Wohnung 2, Erdgeschoss rechts | 1.905,00 € | 1.905,00 € | 0,00 € |
| Wohnung 3, Obergeschoss links | 2.415,00 € | 2.415,00 € | 0,00 € |
| Wohnung 4, Obergeschoss rechts | 1.935,00 € | 1.290,00 € | 645,00 € |
| Garage | 135,00 € | 135,00 € | 0,00 € |
| Summe 3. Quartal | 8.760,00 € | 8.115,00 € | 645,00 € |
M01
Die Jahresabrechnung, Zeile für Zeile erklärt
Die Jahresabrechnung entscheidet, was jeder Eigentümer nachzahlt oder zurückbekommt. Laut einer Verbraucherstudie klagen Eigentümer über Verständnisprobleme durch Fachbegriffe und buchhalterische Darstellung; teils fehlte in den Abrechnungen die Entwicklung der Bankkonten.
Das Muster hat deshalb vier Teile: die Einzelabrechnung für eine Wohnung, den Vergleich mit dem Wirtschaftsplan, also dem Haushaltsplan der Gemeinschaft für das Jahr, den Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage und den Abgleich mit den Kontoauszügen. Die Tabellen passen zusammen, jede Summe lässt sich nachrechnen.
Muster mit fiktiven Werten
WEG-Jahresabrechnung mit Erläuterungen
| Kostenart | Gesamt | Schlüssel | Ihr Anteil | |
|---|---|---|---|---|
| Betriebskosten, auf Mieter umlegbar | ||||
| 1Heizung und WarmwasserSchlüssel: Messdienst | 7.418,40 € | Messdienst | 1.342,84 € | 1 |
| Wasser und AbwasserSchlüssel: Zähler | 2.712,60 € | Zähler | 456,10 € | |
| 2Gebäude- und HaftpflichtversicherungSchlüssel: 186/1.000 | 1.852,20 € | 186/1.000 | 344,51 € | 2 |
| Reinigung und WinterdienstSchlüssel: 1/6 | 1.860,00 € | 1/6 | 310,00 € | |
| Allgemeinstrom, Garten, SchornsteinfegerSchlüssel: 186/1.000 | 956,40 € | 186/1.000 | 177,89 € | |
| 3Summe Betriebskosten | 14.799,60 € | 2.631,34 € | 3 | |
| Verwaltung und Erhaltung, nicht umlegbar | ||||
| VerwaltervergütungSchlüssel: 1/6 | 2.988,00 € | 1/6 | 498,00 € | |
| Kontoführung und laufende ErhaltungSchlüssel: 186/1.000 | 2.029,50 € | 186/1.000 | 377,49 € | |
| Zuführung zur ErhaltungsrücklageSchlüssel: 186/1.000 | 4.800,00 € | 186/1.000 | 892,80 € | |
| Ihr Kostenanteil 2025 | 24.617,10 € | 4.399,63 € | ||
| Abzüglich Ihrer Vorschüsse, 12 × 362,00 € | 4.344,00 € | |||
| 4Nachzahlung für 2025 | 55,63 € | 4 | ||
| Kostenart | Plan | Ist | Abweichung | |
|---|---|---|---|---|
| 5Heizung und Warmwasser | 7.200,00 € | 7.418,40 € | +218,40 € | 5 |
| Wasser und Abwasser | 2.600,00 € | 2.712,60 € | +112,60 € | |
| Gebäude- und Haftpflichtversicherung | 1.800,00 € | 1.852,20 € | +52,20 € | |
| Reinigung und Winterdienst | 1.860,00 € | 1.860,00 € | 0,00 € | |
| Allgemeinstrom, Garten, Schornsteinfeger | 1.000,00 € | 956,40 € | −43,60 € | |
| 6Verwaltervergütung | 2.988,00 € | 2.988,00 € | 0,00 € | 6 |
| Kontoführung | 150,00 € | 156,00 € | +6,00 € | |
| 7Laufende Erhaltung | 2.000,00 € | 1.873,50 € | −126,50 € | 7 |
| Zuführung zur Erhaltungsrücklage | 4.800,00 € | 4.800,00 € | 0,00 € | |
| 8Gesamt | 24.398,00 € | 24.617,10 € | +219,10 € | 8 |
| Posten | 01.01.2025 | 31.12.2025 | |
|---|---|---|---|
| Erhaltungsrücklage | |||
| 9Stand der Erhaltungsrücklage | 18.640,25 € | 20.477,15 € | 9 |
| Wesentliches Gemeinschaftsvermögen | |||
| Girokonto | 3.412,58 € | 2.851,48 € | |
| Rücklagenkonto | 18.640,25 € | 20.477,15 € | |
| 10Offenes Hausgeld eines Eigentümers | 0,00 € | 352,00 € | 10 |
| Offene Rechnung Gartenpflege | 0,00 € | −120,00 € | |
| 11Vermögen der Gemeinschaft | 22.052,83 € | 23.560,63 € | 11 |
| Bewegung | Girokonto | Rücklagenkonto | |
|---|---|---|---|
| Stand am 01.01.2025 | 3.412,58 € | 18.640,25 € | |
| Hausgeld eingegangen | 24.056,00 € | 0,00 € | |
| Rechnungen bezahlt | −19.817,10 € | 0,00 € | |
| Übertrag in die Rücklage | −4.800,00 € | 4.800,00 € | |
| Zinsen | 0,00 € | 186,90 € | |
| 12Dachrinnen erneuert, laut Beschluss | 0,00 € | −3.150,00 € | 12 |
| 13Stand am 31.12.2025 laut Kontoauszug | 2.851,48 € | 20.477,15 € | 13 |
Vom Messdienst
Den Betrag ermittelt der Messdienst aus Ihrem Verbrauch und Ihrer Wohnfläche. Seine Abrechnung liegt bei, mit den CO2-Angaben für Mieter.
Was 186/1.000 heißt
Ihr Miteigentumsanteil laut Teilungserklärung. Nach ihm werden alle Kosten verteilt, für die nichts anderes vereinbart oder beschlossen ist.
Wenn Sie vermieten
Diese Summe ist die Grundlage Ihrer Betriebskostenabrechnung. Die Grundsteuer kommt dazu, sie steht in Ihrem eigenen Bescheid.
Darüber wird beschlossen
Die Versammlung beschließt nur diesen Betrag: den Unterschied zwischen Kostenanteil und Vorschüssen. Fällig wird er erst nach dem Beschluss.
Mehr als geplant
Der Gaspreis lag über dem Ansatz im Wirtschaftsplan. Der Plan für 2026 rechnet deshalb mit einem höheren Betrag.
Fest vereinbart
Die Vergütung steht im Verwaltervertrag und schwankt nicht. Hier gilt unsere Mindestpauschale von 249 € brutto im Monat, weil 6 × 33 € darunter liegen.
Weniger als geplant
Kleinreparaturen fielen günstiger aus als angesetzt. Das senkt die Nachzahlung aller Eigentümer.
Plan und Ist
Jede Kostenart steht mit Plan und tatsächlichem Betrag. Größere Abweichungen erklären wir in einem Satz, wie hier.
Angespart für später
So viel steht für größere Reparaturen bereit. Der Betrag liegt vollständig auf dem Rücklagenkonto.
Offenes Hausgeld
Ein Eigentümer war zum Jahresende eine Monatszahlung im Rückstand. Die Mahnung läuft, der Betrag steht der Gemeinschaft zu.
Was der Gemeinschaft gehört
Guthaben und Forderungen, abzüglich offener Rechnungen. Diesen Vermögensbericht verlangt das Gesetz jedes Jahr zusätzlich zur Abrechnung.
Aus der Rücklage
Bezahlt aus der Rücklage, wie die Versammlung beschlossen hat. Der Betrag wird nicht noch einmal auf das Hausgeld verteilt.
Gleich dem Kontoauszug
Beide Endstände stimmen mit den Kontoauszügen überein. Kopien der Auszüge liegen der Abrechnung bei.
M02
Was Sie als Vermieter jedes Quartal erhalten
Der Bericht zeigt, was im Quartal mit Ihrem Haus passiert ist: welche Mieten eingegangen sind, was offen ist, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche Termine anstehen. Dazu kommt eine Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben seit Jahresbeginn, die Sie an Ihre Steuerberatung weitergeben können.
Sie erhalten ihn mit den Belegen als PDF per E-Mail, auf Wunsch auch auf Papier. Für eine einzelne vermietete Eigentumswohnung ist er genauso aufgebaut, nur kürzer.
Muster mit fiktiven Werten
Quartalsbericht für Vermieter
| Einheit | Soll | Eingegangen | Offen | |
|---|---|---|---|---|
| Miete mit Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten | ||||
| Wohnung 1, Erdgeschoss links | 2.370,00 € | 2.370,00 € | 0,00 € | |
| Wohnung 2, Erdgeschoss rechts | 1.905,00 € | 1.905,00 € | 0,00 € | |
| Wohnung 3, Obergeschoss links | 2.415,00 € | 2.415,00 € | 0,00 € | |
| 1Wohnung 4, Obergeschoss rechts | 1.935,00 € | 1.290,00 € | 645,00 € | 1 |
| Garage | 135,00 € | 135,00 € | 0,00 € | |
| 2Summe 3. Quartal | 8.760,00 € | 8.115,00 € | 645,00 € | 2 |
| Posten | Datum | Betrag | Umlegbar | |
|---|---|---|---|---|
| Laufende Kosten | ||||
| Gas für die Heizung, Abschläge | Jul bis Sep | 630,00 € | ja | |
| Wasser und Abwasser, Abschläge | Jul bis Sep | 435,00 € | ja | |
| Allgemeinstrom, Abschläge | Jul bis Sep | 96,00 € | ja | |
| 3Grundsteuer, Quartalsrate | 15.08.2026 | 131,00 € | ja | 3 |
| Treppenhausreinigung | 30.09.2026 | 330,00 € | ja | |
| Verwaltervergütung | Jul bis Sep | 309,00 € | nein | |
| Reparaturen und Wartung | ||||
| Wartung der Gasheizung | 23.09.2026 | 238,00 € | ja | |
| 4Klingelanlage repariert, Wohnung 2 | 14.08.2026 | 186,45 € | nein | 4 |
| Thermostatventil getauscht, Wohnung 3 | 02.09.2026 | 94,20 € | nein | |
| Ausgaben 3. Quartal | 2.449,65 € | |||
| 5Davon auf Mieter umlegbar | 1.860,00 € | 5 | ||
| Posten | 3. Quartal | 1. bis 3. Quartal | |
|---|---|---|---|
| Einnahmen | 6 | ||
| Kaltmieten und Garage | 5.810,00 € | 18.350,00 € | |
| Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten | 2.305,00 € | 7.285,00 € | |
| 7Nachzahlung aus der Abrechnung 2025 | 0,00 € | 212,40 € | 7 |
| Summe Einnahmen | 8.115,00 € | 25.847,40 € | |
| Ausgaben | |||
| Umlegbare Betriebs- und Heizkosten | 1.860,00 € | 6.681,20 € | |
| Verwaltervergütung | 309,00 € | 927,00 € | |
| Reparaturen | 280,65 € | 692,65 € | |
| Summe Ausgaben | 2.449,65 € | 8.300,85 € | |
| 8Überschuss | 5.665,35 € | 17.546,55 € | 8 |
| Termin | Datum | Zuständig | |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer, letzte Rate 2026 | 15.11.2026 | Wir | |
| 9Fernablesbare Heizkostenverteiler einbauen | 24.11.2026 | Messdienst | 9 |
| Begehung des Hauses mit Protokoll | 03.12.2026 | Wir | |
| Gebäudeversicherung, Jahresbeitrag | 01.01.2027 | Wir | |
| Jahresübersicht 2026 für Ihre Steuerberatung | 28.02.2027 | Wir | |
| 10Betriebskostenabrechnung 2026 an die Mieter | 31.05.2027 | Wir | 10 |
Rückstand
Die Septembermiete fehlt. Die Erinnerung ging am 08.10.2026 hinaus. Den Stand erfahren Sie spätestens mit dem nächsten Bericht.
Soll und Eingang
Soll ist, was laut Mietvertrag fällig war. Eingegangen ist, was bis 30.09.2026 auf dem Mietkonto ankam.
Grundsteuer
Wir zahlen sie vierteljährlich vom Mietkonto. Sie gehört zu den Betriebskosten und erscheint in der Abrechnung für Ihre Mieter.
Nicht umlegbar
Reparaturen tragen Sie als Eigentümer. Die Wartung der Heizung gehört dagegen zu den Betriebskosten.
Für die Abrechnung
Diese Beträge fließen in die Betriebskostenabrechnung 2026 ein. Die Rechnungen sind gesammelt und liegen für die Belegeinsicht bereit.
Für Ihre Steuerberatung
Alle Einnahmen und Ausgaben seit Jahresbeginn, nach Art geordnet. Nach dem 31.12. folgt die vollständige Jahresübersicht mit Belegen.
Aus dem Vorjahr
Ein Mieter hat im Mai die Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung 2025 beglichen.
Ohne Kautionen
Kautionen sind Sicherheiten der Mieter und liegen getrennt. Sie zählen deshalb nicht zu Ihren Einnahmen.
Pflicht bis Jahresende
Nicht fernablesbare Geräte müssen bis 31.12.2026 ersetzt sein. Der Termin ist mit allen Mietern abgestimmt.
Gesetzliche Frist
Zugehen muss sie bis 31.12.2027. Wir planen früher, damit für Rückfragen Zeit bleibt.
M03
Was im Preis enthalten ist und was nicht
Das Leistungsverzeichnis legt fest, was die feste Vergütung abdeckt und was als Sonderleistung zu welchem Satz berechnet wird. Es liegt jedem Angebot bei und wird Teil des Vertrags.
Das Muster zeigt die Mietverwaltung für ein Haus mit sechs Wohnungen, mit unseren Sätzen von der Seite Kosten. Für jede Leistung gibt es ein eigenes Verzeichnis nach demselben Schema.
Muster mit fiktiven Werten
Leistungsverzeichnis
| Leistung | Umfang | Vergütung | |
|---|---|---|---|
| Miete und Zahlungen | |||
| Mieteinzug, Mietkonten, Zahlungsüberwachung | laufend | enthalten | |
| Kautionen verwalten | laufend | enthalten | |
| 1Bericht an Sie | je Quartal | enthalten | 1 |
| 2Jahresübersicht für Ihre Steuerberatung | 1 je Jahr | enthalten | 2 |
| Abrechnungen | |||
| Betriebskostenabrechnung | 1 je Jahr | enthalten | |
| 3Heizkostenabrechnung mit Messdienst | 1 je Jahr | enthalten | 3 |
| Haus, Mieter und Technik | |||
| Anfragen und Schadensmeldungen der Mieter | laufend | enthalten | |
| Begehung mit Protokoll | 1 je Jahr | enthalten | |
| 4Reparaturen beauftragen | bis 1.000 € | enthalten | 4 |
| Wartungsverträge und Prüffristen | laufend | enthalten | |
| Gebäudeversicherung verwalten, Schäden melden | laufend | enthalten | |
| Leistung | Anlass | Satz | |
|---|---|---|---|
| 5Mieterwechsel: Abnahme, Übergabe, Kaution | je Wechsel | Sachbearbeitung | 5 |
| Mieterhöhung vorbereiten | je Wohnung | Sachbearbeitung | |
| Modernisierung planen und begleiten | je Maßnahme | Technik | |
| Reparaturen über der Wertgrenze | je Auftrag | Technik | |
| Große Versicherungsschäden abwickeln | je Schaden | Technik | |
| 6Bestandsaufnahme der Gebäudeversicherung | einmalig | Sachbearbeitung | 6 |
| Energieausweis über einen Aussteller beschaffen | je Ausweis | Sachbearbeitung | |
| 7Zuarbeit für Ihren Rechtsanwalt | je Fall | Geschäftsführung | 7 |
Unsere Sätze mit 19 % Umsatzsteuer, wie auf der Seite Kosten. Maßgeblich ist der Bruttobetrag, netto ist auf volle Cent gerundet.
| Posten | brutto | davon netto | |
|---|---|---|---|
| Feste Vergütung | |||
| 8Je Wohnung und Monat | 25,00 € | 21,01 € | 8 |
| Haus mit 6 Wohnungen, je Monat | 150,00 € | 126,05 € | |
| Garage oder Stellplatz, je Monat | 3,00 € | 2,52 € | |
| Stundensätze für Sonderleistungen | |||
| 9Sachbearbeitung | 39,00 € | 32,77 € | 9 |
| Technik | 49,00 € | 41,18 € | |
| Geschäftsführung | 52,00 € | 43,70 € | |
Bericht und Auszahlung
Den Bericht erhalten Sie quartalsweise, die Mieten zahlen wir monatlich aus.
Keine Steuerberatung
Sie erhalten alle Zahlen geordnet und mit Belegen. Wie sie steuerlich zu bewerten sind, klärt Ihre Steuerberatung.
Mit Verbrauchsinformation
Dazu gehört die monatliche Verbrauchsinformation an die Mieter, sobald fernablesbare Zähler eingebaut sind.
Wertgrenze je Auftrag
Bis 1.500 € brutto je Auftrag beauftragen wir ohne Rückfrage. Darüber entscheiden Sie.
Ohne Vermittlung
Abnahme, Übergabe mit Zählerständen und Abrechnung der Kaution. Die Suche neuer Mieter gehört nicht dazu; sie übernehmen wir auf Wunsch im Vermietungsservice.
Keine Versicherungsvermittlung
Wir halten fest, was versichert ist, auch gegen Elementarschäden. Angebote holen Sie bei einem Makler oder Versicherer Ihrer Wahl ein.
Keine Rechtsberatung
Wir liefern Unterlagen und Sachstand. Beraten und vor Gericht vertreten werden Sie von Ihrem Anwalt.
Unser Preis
Das ist unser Ab-Preis für die Mietverwaltung. Für ein einzelnes vermietetes Haus gelten mindestens 50 € brutto im Monat.
Minutengenau
Zeit rechnen wir minutengenau ab, nicht in angefangenen Viertelstunden.
Erzählen Sie uns von Ihrem Haus.
Ein paar Angaben genügen für ein erstes Angebot. Lieber reden? Rufen Sie an oder bitten Sie um Rückruf.
Oder direkt: 01567 9834824