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Musterunterlagen

Muster­unterlagen: So sehen unsere Abrechnungen und Berichte aus

Bevor Sie sich entscheiden, sehen Sie hier, was Sie von uns bekommen: die Jahresabrechnung einer Gemeinschaft, den Quartalsbericht für Vermieter und das Leistungsverzeichnis. Jedes Muster zeigt fiktive Werte und erklärt die wichtigen Zeilen in Alltagssprache.

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Muster mit fiktiven Werten

Quartalsbericht für Vermieter

Erstellt am 10.10.2026; für eine einzelne vermietete Eigentumswohnung genauso aufgebaut, nur kürzer · Musterhaus mit 4 Wohnungen und einer Garage · 3. Quartal 2026, 01.07. bis 30.09.2026

Mieteingänge im 3. Quartal
EinheitSollEingegangenOffen
Miete mit Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten
Wohnung 1, Erdgeschoss links2.370,00 €2.370,00 €0,00 €
Wohnung 2, Erdgeschoss rechts1.905,00 €1.905,00 €0,00 €
Wohnung 3, Obergeschoss links2.415,00 €2.415,00 €0,00 €
Wohnung 4, Obergeschoss rechts1.935,00 €1.290,00 €645,00 €
Garage135,00 €135,00 €0,00 €
Summe 3. Quartal8.760,00 €8.115,00 €645,00 €

M01

Die Jahres­abrechnung, Zeile für Zeile erklärt

Die Jahresabrechnung entscheidet, was jeder Eigentümer nachzahlt oder zurückbekommt. Laut einer Verbraucherstudie klagen Eigentümer über Verständnisprobleme durch Fachbegriffe und buchhalterische Darstellung; teils fehlte in den Abrechnungen die Entwicklung der Bankkonten.

Das Muster hat deshalb vier Teile: die Einzelabrechnung für eine Wohnung, den Vergleich mit dem Wirtschaftsplan, also dem Haushaltsplan der Gemeinschaft für das Jahr, den Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage und den Abgleich mit den Kontoauszügen. Die Tabellen passen zusammen, jede Summe lässt sich nachrechnen.

Muster mit fiktiven Werten

WEG-Jahresabrechnung mit Erläuterungen

Wohnung 4, 78 m², 186/1.000 Miteigentumsanteile · Musterhaus mit 6 Wohnungen, Baujahr 1966 · Abrechnungszeitraum 01.01. bis 31.12.2025

Einzelabrechnung 2025 für Wohnung 4
KostenartGesamtSchlüsselIhr Anteil
Betriebskosten, auf Mieter umlegbar
1Heizung und WarmwasserSchlüssel: Messdienst7.418,40 €Messdienst1.342,84 €1
Wasser und AbwasserSchlüssel: Zähler2.712,60 €Zähler456,10 €
2Gebäude- und HaftpflichtversicherungSchlüssel: 186/1.0001.852,20 €186/1.000344,51 €2
Reinigung und WinterdienstSchlüssel: 1/61.860,00 €1/6310,00 €
Allgemeinstrom, Garten, SchornsteinfegerSchlüssel: 186/1.000956,40 €186/1.000177,89 €
3Summe Betriebskosten14.799,60 €2.631,34 €3
Verwaltung und Erhaltung, nicht umlegbar
VerwaltervergütungSchlüssel: 1/62.988,00 €1/6498,00 €
Kontoführung und laufende ErhaltungSchlüssel: 186/1.0002.029,50 €186/1.000377,49 €
Zuführung zur ErhaltungsrücklageSchlüssel: 186/1.0004.800,00 €186/1.000892,80 €
Ihr Kostenanteil 202524.617,10 €4.399,63 €
Abzüglich Ihrer Vorschüsse, 12 × 362,00 €4.344,00 €
4Nachzahlung für 202555,63 €4
Wirtschaftsplan und tatsächliche Kosten 2025
KostenartPlanIstAbweichung
5Heizung und Warmwasser7.200,00 €7.418,40 €+218,40 €5
Wasser und Abwasser2.600,00 €2.712,60 €+112,60 €
Gebäude- und Haftpflichtversicherung1.800,00 €1.852,20 €+52,20 €
Reinigung und Winterdienst1.860,00 €1.860,00 €0,00 €
Allgemeinstrom, Garten, Schornsteinfeger1.000,00 €956,40 €−43,60 €
6Verwaltervergütung2.988,00 €2.988,00 €0,00 €6
Kontoführung150,00 €156,00 €+6,00 €
7Laufende Erhaltung2.000,00 €1.873,50 €−126,50 €7
Zuführung zur Erhaltungsrücklage4.800,00 €4.800,00 €0,00 €
8Gesamt24.398,00 €24.617,10 €+219,10 €8
Vermögensbericht
Posten01.01.202531.12.2025
Erhaltungsrücklage
9Stand der Erhaltungsrücklage18.640,25 €20.477,15 €9
Wesentliches Gemeinschaftsvermögen
Girokonto3.412,58 €2.851,48 €
Rücklagenkonto18.640,25 €20.477,15 €
10Offenes Hausgeld eines Eigentümers0,00 €352,00 €10
Offene Rechnung Gartenpflege0,00 €−120,00 €
11Vermögen der Gemeinschaft22.052,83 €23.560,63 €11
Kontenabgleich 2025
BewegungGirokontoRücklagenkonto
Stand am 01.01.20253.412,58 €18.640,25 €
Hausgeld eingegangen24.056,00 €0,00 €
Rechnungen bezahlt−19.817,10 €0,00 €
Übertrag in die Rücklage−4.800,00 €4.800,00 €
Zinsen0,00 €186,90 €
12Dachrinnen erneuert, laut Beschluss0,00 €−3.150,00 €12
13Stand am 31.12.2025 laut Kontoauszug2.851,48 €20.477,15 €13
  1. Vom Messdienst

    Den Betrag ermittelt der Messdienst aus Ihrem Verbrauch und Ihrer Wohnfläche. Seine Abrechnung liegt bei, mit den CO2-Angaben für Mieter.

  2. Was 186/1.000 heißt

    Ihr Miteigentumsanteil laut Teilungserklärung. Nach ihm werden alle Kosten verteilt, für die nichts anderes vereinbart oder beschlossen ist.

  3. Wenn Sie vermieten

    Diese Summe ist die Grundlage Ihrer Betriebskostenabrechnung. Die Grundsteuer kommt dazu, sie steht in Ihrem eigenen Bescheid.

  4. Darüber wird beschlossen

    Die Versammlung beschließt nur diesen Betrag: den Unterschied zwischen Kostenanteil und Vorschüssen. Fällig wird er erst nach dem Beschluss.

  5. Mehr als geplant

    Der Gaspreis lag über dem Ansatz im Wirtschaftsplan. Der Plan für 2026 rechnet deshalb mit einem höheren Betrag.

  6. Fest vereinbart

    Die Vergütung steht im Verwaltervertrag und schwankt nicht. Hier gilt unsere Mindestpauschale von 249 € brutto im Monat, weil 6 × 33 € darunter liegen.

  7. Weniger als geplant

    Kleinreparaturen fielen günstiger aus als angesetzt. Das senkt die Nachzahlung aller Eigentümer.

  8. Plan und Ist

    Jede Kostenart steht mit Plan und tatsächlichem Betrag. Größere Abweichungen erklären wir in einem Satz, wie hier.

  9. Angespart für später

    So viel steht für größere Reparaturen bereit. Der Betrag liegt vollständig auf dem Rücklagenkonto.

  10. Offenes Hausgeld

    Ein Eigentümer war zum Jahresende eine Monatszahlung im Rückstand. Die Mahnung läuft, der Betrag steht der Gemeinschaft zu.

  11. Was der Gemeinschaft gehört

    Guthaben und Forderungen, abzüglich offener Rechnungen. Diesen Vermögensbericht verlangt das Gesetz jedes Jahr zusätzlich zur Abrechnung.

  12. Aus der Rücklage

    Bezahlt aus der Rücklage, wie die Versammlung beschlossen hat. Der Betrag wird nicht noch einmal auf das Hausgeld verteilt.

  13. Gleich dem Kontoauszug

    Beide Endstände stimmen mit den Kontoauszügen überein. Kopien der Auszüge liegen der Abrechnung bei.

M02

Was Sie als Vermieter jedes Quartal erhalten

Der Bericht zeigt, was im Quartal mit Ihrem Haus passiert ist: welche Mieten eingegangen sind, was offen ist, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche Termine anstehen. Dazu kommt eine Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben seit Jahresbeginn, die Sie an Ihre Steuerberatung weitergeben können.

Sie erhalten ihn mit den Belegen als PDF per E-Mail, auf Wunsch auch auf Papier. Für eine einzelne vermietete Eigentumswohnung ist er genauso aufgebaut, nur kürzer.

Muster mit fiktiven Werten

Quartalsbericht für Vermieter

Erstellt am 10.10.2026; für eine einzelne vermietete Eigentumswohnung genauso aufgebaut, nur kürzer · Musterhaus mit 4 Wohnungen und einer Garage · 3. Quartal 2026, 01.07. bis 30.09.2026

Mieteingänge im 3. Quartal
EinheitSollEingegangenOffen
Miete mit Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten
Wohnung 1, Erdgeschoss links2.370,00 €2.370,00 €0,00 €
Wohnung 2, Erdgeschoss rechts1.905,00 €1.905,00 €0,00 €
Wohnung 3, Obergeschoss links2.415,00 €2.415,00 €0,00 €
1Wohnung 4, Obergeschoss rechts1.935,00 €1.290,00 €645,00 €1
Garage135,00 €135,00 €0,00 €
2Summe 3. Quartal8.760,00 €8.115,00 €645,00 €2
Ausgaben im 3. Quartal
PostenDatumBetragUmlegbar
Laufende Kosten
Gas für die Heizung, AbschlägeJul bis Sep630,00 €ja
Wasser und Abwasser, AbschlägeJul bis Sep435,00 €ja
Allgemeinstrom, AbschlägeJul bis Sep96,00 €ja
3Grundsteuer, Quartalsrate15.08.2026131,00 €ja3
Treppenhausreinigung30.09.2026330,00 €ja
VerwaltervergütungJul bis Sep309,00 €nein
Reparaturen und Wartung
Wartung der Gasheizung23.09.2026238,00 €ja
4Klingelanlage repariert, Wohnung 214.08.2026186,45 €nein4
Thermostatventil getauscht, Wohnung 302.09.202694,20 €nein
Ausgaben 3. Quartal2.449,65 €
5Davon auf Mieter umlegbar1.860,00 €5
Einnahmen und Ausgaben 2026 für Ihre Steuerberatung
Posten3. Quartal1. bis 3. Quartal
Einnahmen6
Kaltmieten und Garage5.810,00 €18.350,00 €
Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten2.305,00 €7.285,00 €
7Nachzahlung aus der Abrechnung 20250,00 €212,40 €7
Summe Einnahmen8.115,00 €25.847,40 €
Ausgaben
Umlegbare Betriebs- und Heizkosten1.860,00 €6.681,20 €
Verwaltervergütung309,00 €927,00 €
Reparaturen280,65 €692,65 €
Summe Ausgaben2.449,65 €8.300,85 €
8Überschuss5.665,35 €17.546,55 €8
Anstehende Termine
TerminDatumZuständig
Grundsteuer, letzte Rate 202615.11.2026Wir
9Fernablesbare Heizkostenverteiler einbauen24.11.2026Messdienst9
Begehung des Hauses mit Protokoll03.12.2026Wir
Gebäudeversicherung, Jahresbeitrag01.01.2027Wir
Jahresübersicht 2026 für Ihre Steuerberatung28.02.2027Wir
10Betriebskostenabrechnung 2026 an die Mieter31.05.2027Wir10
  1. Rückstand

    Die Septembermiete fehlt. Die Erinnerung ging am 08.10.2026 hinaus. Den Stand erfahren Sie spätestens mit dem nächsten Bericht.

  2. Soll und Eingang

    Soll ist, was laut Mietvertrag fällig war. Eingegangen ist, was bis 30.09.2026 auf dem Mietkonto ankam.

  3. Grundsteuer

    Wir zahlen sie vierteljährlich vom Mietkonto. Sie gehört zu den Betriebskosten und erscheint in der Abrechnung für Ihre Mieter.

  4. Nicht umlegbar

    Reparaturen tragen Sie als Eigentümer. Die Wartung der Heizung gehört dagegen zu den Betriebskosten.

  5. Für die Abrechnung

    Diese Beträge fließen in die Betriebskostenabrechnung 2026 ein. Die Rechnungen sind gesammelt und liegen für die Belegeinsicht bereit.

  6. Für Ihre Steuerberatung

    Alle Einnahmen und Ausgaben seit Jahresbeginn, nach Art geordnet. Nach dem 31.12. folgt die vollständige Jahresübersicht mit Belegen.

  7. Aus dem Vorjahr

    Ein Mieter hat im Mai die Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung 2025 beglichen.

  8. Ohne Kautionen

    Kautionen sind Sicherheiten der Mieter und liegen getrennt. Sie zählen deshalb nicht zu Ihren Einnahmen.

  9. Pflicht bis Jahresende

    Nicht fernablesbare Geräte müssen bis 31.12.2026 ersetzt sein. Der Termin ist mit allen Mietern abgestimmt.

  10. Gesetzliche Frist

    Zugehen muss sie bis 31.12.2027. Wir planen früher, damit für Rückfragen Zeit bleibt.

M03

Was im Preis enthalten ist und was nicht

Das Leistungsverzeichnis legt fest, was die feste Vergütung abdeckt und was als Sonderleistung zu welchem Satz berechnet wird. Es liegt jedem Angebot bei und wird Teil des Vertrags.

Das Muster zeigt die Mietverwaltung für ein Haus mit sechs Wohnungen, mit unseren Sätzen von der Seite Kosten. Für jede Leistung gibt es ein eigenes Verzeichnis nach demselben Schema.

Muster mit fiktiven Werten

Leistungsverzeichnis

Beispiel Mietverwaltung · Musterhaus mit 6 Wohnungen · Stand November 2026

Grundleistungen, in der festen Vergütung enthalten
LeistungUmfangVergütung
Miete und Zahlungen
Mieteinzug, Mietkonten, Zahlungsüberwachunglaufendenthalten
Kautionen verwaltenlaufendenthalten
1Bericht an Sieje Quartalenthalten1
2Jahresübersicht für Ihre Steuerberatung1 je Jahrenthalten2
Abrechnungen
Betriebskostenabrechnung1 je Jahrenthalten
3Heizkostenabrechnung mit Messdienst1 je Jahrenthalten3
Haus, Mieter und Technik
Anfragen und Schadensmeldungen der Mieterlaufendenthalten
Begehung mit Protokoll1 je Jahrenthalten
4Reparaturen beauftragenbis 1.000 €enthalten4
Wartungsverträge und Prüffristenlaufendenthalten
Gebäudeversicherung verwalten, Schäden meldenlaufendenthalten
Sonderleistungen, nur bei Anfall berechnet
LeistungAnlassSatz
5Mieterwechsel: Abnahme, Übergabe, Kautionje WechselSachbearbeitung5
Mieterhöhung vorbereitenje WohnungSachbearbeitung
Modernisierung planen und begleitenje MaßnahmeTechnik
Reparaturen über der Wertgrenzeje AuftragTechnik
Große Versicherungsschäden abwickelnje SchadenTechnik
6Bestandsaufnahme der GebäudeversicherungeinmaligSachbearbeitung6
Energieausweis über einen Aussteller beschaffenje AusweisSachbearbeitung
7Zuarbeit für Ihren Rechtsanwaltje FallGeschäftsführung7

Unsere Sätze mit 19 % Umsatzsteuer, wie auf der Seite Kosten. Maßgeblich ist der Bruttobetrag, netto ist auf volle Cent gerundet.

Vergütung und Stundensätze
Postenbruttodavon netto
Feste Vergütung
8Je Wohnung und Monat25,00 €21,01 €8
Haus mit 6 Wohnungen, je Monat150,00 €126,05 €
Garage oder Stellplatz, je Monat3,00 €2,52 €
Stundensätze für Sonderleistungen
9Sachbearbeitung39,00 €32,77 €9
Technik49,00 €41,18 €
Geschäftsführung52,00 €43,70 €
  1. Bericht und Auszahlung

    Den Bericht erhalten Sie quartalsweise, die Mieten zahlen wir monatlich aus.

  2. Keine Steuerberatung

    Sie erhalten alle Zahlen geordnet und mit Belegen. Wie sie steuerlich zu bewerten sind, klärt Ihre Steuerberatung.

  3. Mit Verbrauchsinformation

    Dazu gehört die monatliche Verbrauchsinformation an die Mieter, sobald fernablesbare Zähler eingebaut sind.

  4. Wertgrenze je Auftrag

    Bis 1.500 € brutto je Auftrag beauftragen wir ohne Rückfrage. Darüber entscheiden Sie.

  5. Ohne Vermittlung

    Abnahme, Übergabe mit Zählerständen und Abrechnung der Kaution. Die Suche neuer Mieter gehört nicht dazu; sie übernehmen wir auf Wunsch im Vermietungsservice.

  6. Keine Versicherungsvermittlung

    Wir halten fest, was versichert ist, auch gegen Elementarschäden. Angebote holen Sie bei einem Makler oder Versicherer Ihrer Wahl ein.

  7. Keine Rechtsberatung

    Wir liefern Unterlagen und Sachstand. Beraten und vor Gericht vertreten werden Sie von Ihrem Anwalt.

  8. Unser Preis

    Das ist unser Ab-Preis für die Mietverwaltung. Für ein einzelnes vermietetes Haus gelten mindestens 50 € brutto im Monat.

  9. Minutengenau

    Zeit rechnen wir minutengenau ab, nicht in angefangenen Viertelstunden.

Erzählen Sie uns von Ihrem Haus.

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