Haus­verwaltung wechseln: Ablauf, Fristen, Beschluss und Übergabe

Jederzeit. Einen besonderen Grund verlangt das Gesetz dafür nicht. Der Vertrag mit dem bisherigen Verwalter endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).

Die Abberufung beschließt die Versammlung. Sie muss dafür in der Einladung als Punkt der Tagesordnung genannt sein. Ohne Versammlung geht es nur, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 2 und 3 WEG). Sinnvoll ist es, im selben Termin den neuen Verwalter zu bestellen, damit die Gemeinschaft keinen Tag ohne Verwalter ist.

Das hängt vor allem vom Termin der Versammlung ab, in der die Gemeinschaft beschließt. Die Einladung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, außer bei besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG). Davor liegen Unterlagen, Ortstermin, Angebot und Beschlussvorlage.

Eine pauschale Gesamtdauer nennen wir nicht. Wir sagen Ihnen aber zu, wie schnell wir unsere Schritte erledigen: Auf Ihre Anfrage antworten wir innerhalb von 24 Stunden an Werktagen, Ihr Angebot erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden nach Eingang Ihrer Unterlagen. Den Zeitplan rechnen wir mit Ihnen vom Versammlungstermin aus rückwärts.

Die Pflicht zur Jahresabrechnung entsteht am 1. Januar des Folgejahres. Endet das Amt des bisherigen Verwalters zum 31. Dezember, stellt der neue Verwalter die Abrechnung für das abgelaufene Jahr auf; der bisherige schuldet nur eine vollständige Abrechnung über Einnahmen und Ausgaben. War der bisherige Verwalter am 1. Januar noch im Amt, kann er aus seinem Vertrag weiter verpflichtet sein; der neue Verwalter muss offene Vorjahre aber ebenfalls aufstellen (BGH, Urteil vom 26.09.2025, V ZR 206/24). Eine andere Aufteilung braucht eine ausdrückliche Regelung im Verwaltervertrag.

Übernehmen wir die Abrechnung für einen Zeitraum, in dem noch der bisherige Verwalter zuständig war, ist das eine besondere Leistung. Sie steht dann vorab in unserem Angebot, damit die Gemeinschaft weiß, was auf sie zukommt.

Für eine Eigentümergemeinschaft: Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, die letzte Jahresabrechnung, den aktuellen Wirtschaftsplan, also die Planung von Hausgeld und Ausgaben, und die Zahl der Wohnungen, Gewerbeeinheiten und Stellplätze. Bei einem Wechsel kommen der bestehende Verwaltervertrag und die Beschluss-Sammlung dazu.

Für ein Mietshaus genügen zunächst Zahl und Art der Einheiten, die Heizungsart und die letzte Betriebskostenabrechnung. Namen von Mietern brauchen wir für das Angebot nicht. Fehlt etwas, fangen wir trotzdem an: Im Erstgespräch klären wir, was wirklich nötig ist.

Nein. Die Einrichtung der Verwaltung und die Erfassung der Stammdaten, also von Einheiten, Eigentümern oder Mietern, Konten, Verträgen und Zählern, sind in der Grundvergütung enthalten. Eine Pauschale für den Start berechnen wir nicht.

Sind für Zeiträume des bisherigen Verwalters Nacharbeiten nötig, etwa eine lückenhafte Buchhaltung oder fehlende Abrechnungen, berechnen wir sie nach dem Stundensatz für Sachbearbeitung. Was in Ihrem Fall anfällt, sehen wir beim Ortstermin und schreiben es vorab in das Angebot.

Fehlt beim Wechsel noch eine Jahresabrechnung, fordern wir beim bisherigen Verwalter die nötigen Unterlagen schriftlich an, etwa Kontoauszüge, Belege, Verträge und die Beschluss-Sammlung.

Übernehmen wir die Abrechnung für einen Zeitraum des bisherigen Verwalters, ist das bei uns eine Sonderleistung nach Stundensatz. Sie steht vorab in unserem Angebot, damit die Gemeinschaft weiß, was auf sie zukommt. Halten Sie im Beschluss und im Übergabeprotokoll fest, welche Abrechnungen noch offen sind.

In einer Eigentümergemeinschaft wird der Verwalter für höchstens fünf Jahre bestellt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Wird er vorher abberufen, endet sein Vertrag spätestens sechs Monate danach. Erstverträge laufen laut einer bundesweiten Studie überwiegend zwei bis drei Jahre.

Für eine Eigentümergemeinschaft richtet sich die Laufzeit nach dem Wunsch der Gemeinschaft, innerhalb dieses gesetzlichen Rahmens. Für die Miet- und die Sondereigentumsverwaltung gilt bei uns eine erste Laufzeit von 12 Monaten, danach läuft der Vertrag unbefristet mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Monatsende.

Solange der Verwalter im Amt ist, lädt er ein. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Einladung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen.

Gibt es weder Beirat noch ermächtigten Eigentümer, holen Sie früh anwaltlichen Rat ein. Bis ein neuer Verwalter bestellt ist, vertreten die Eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG).